Introductie
In dit scherm wordt een overzicht van documenten per divisie getoond. Het scherm kunt u benaderen via
Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Onderhoud ➔ Proces. Als u over de benodigde functierechten en rollen beschikt, dan kunt u één of meerdere documenten selecteren en deze verwijderen, archiveren of de status ervan aanpassen naar Concept.
U kunt de resultaten aflopend/oplopend sorteren op basis van de wijzigdatum, document ID of aanmaker.
Rollen & rechten
Alle gebruikers kunnen dit menu benaderen om hun eigen documenten aan te passen. Om documenten van anderen aan te kunnen passen is echter het functierecht 239 – Allows to view normal docs benodigd. Gebruikers met de rol Documents administrator op bedrijfsniveau hebben standaard dit functierecht.
Voor meer informatie over de functierechten of beveiligingsniveaus, gaat u naar
Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Functierechten
, selecteer de module en klik op de relevante ID. Om te zien welke functies u kunt uitvoeren met een specifieke rol, gaat u naar
Modules ➔ Systeem ➔ Inrichting ➔ Beveiliging ➔ Rollen, vul vervolgens een omschrijving in en klik op Actualiseren. Klik vervolgens op de link in de kolom Rol.
Knoppen
Tonen
Klik hier om het overzicht te tonen op basis van de gedefinieerde criteria.
Opmerking: Als u eenmaal op deze knop heeft geklikt, dan wordt deze vervangen door Actualiseren.
Actualiseren
Klik hier om het overzicht te verversen op basis van de laatst gedefinieerde criteria.
Verwijderen
Klik hier om de geselecteerde documenten te verwijderen. Als een document eenmaal verwijderd is, dan kan dit niet meer ongedaan gemaakt worden.
Opmerking: Deze knop is alleen zichtbaar nadat u op Tonen heeft geklikt.
Concept
Klik hier om de status van de geselecteerde documenten op Concept te zetten. Als een document op concept staat, dan kan alleen de aanmaker of eigenaar dit document nog bekijken of bewerken. Om dit ongedaan te maken, klik op de hyperlink van het document, vervolgens op Bewerken en ten slotte op Bewaren.
Opmerking: Deze knop is alleen zichtbaar nadat u op Tonen heeft geklikt.
Archiveren
Klik hier om de geselecteerde documenten te archiveren. Als u een document archiveert dat non-actief is, dan wordt alleen de geselecteerde versie gearchiveerd. Als u een document archiveert dat actief is, dan worden alle versies en daarnaast ook de reactiedocumenten gearchiveerd. Dit is van toepassing op documenten die niet zijn uitgecheckt. Om dit ongedaan te maken, klik op de hyperlink van het document en vervolgens op Herstellen.
Opmerking: Deze knop is alleen zichtbaar nadat u op Tonen heeft geklikt.
Sluiten
Klik hier om te sluiten.
Velden
Bevat: Tekst
Voer een tekst in om documenten te tonen welke deze tekst bevatten.
Opmerking: Om optimaal van dit zoekcriterium te kunnen profiteren, is het van belang dat de job "Exact.WordIndex" is ingericht en wordt gedraaid. Aangezien de job enkel draait op bepaalde tijden, worden documenten die nog niet geïndexeerd zijn, uitgesloten van de resultaten. Om te achterhalen wanneer de job voor het laatst heeft gedraaid, gaat u naar Systeem/Overzichten/Log/Processen.
ID
Voer hier nummer in van het document om alleen dit document te tonen.
Aanmaker
Selecteer een medewerker om alleen documenten te tonen welke zijn aangemaakt door deze medewerker. Om documenten van alle medewerkers te zien dient u dit veld leeg te laten.
Type
Selecteer een documenttype om documenten van dit type te tonen. Om documenten van alle types te tonen dient u dit veld leeg te laten.
Categorie
Selecteer een hoofdcategorie om documenten te tonen die zijn aangemaakt met deze hoofdcategorie. Om documenten van alle categorieën te tonen dient u dit veld leeg te laten.
Opmerking: Dit veld is alleen beschikbaar wanneer u gebruik maakt van de Classic documentenstructuur. Voor meer informatie, zie Classic documentstructuur.
Project
Selecteer een project om alleen documenten te tonen die zijn gekoppeld aan dit project. Om documenten van alle projecten te tonen dient u dit veld leeg te laten.
Datum aangemaakt
Voer een datumtraject in of selecteer één van de datumtrajecten om enkel documenten te tonen binnen dit datumtraject. De volgende datumtrajecten kunt u selecteren:
<Alle> - Alle documenten worden getoond, ongeacht de aanmaakdatum.
Huidige jaar - Alleen documenten die in het huidige kalenderjaar zijn aangemaakt worden getoond.
Huidige kwartaal - Alleen documenten die in het huidige kwartaal zijn aangemaakt worden getoond.
Deze maand - Alleen documenten die in de huidige kalendermaand zijn aangemaakt worden getoond.
Deze week - Alleen documenten die aangemaakt zijn in de huidige kalenderweek worden getoond.
Vandaag - Alleen documenten die vandaag aangemaakt zijn worden getoond.
Gisteren - Alleen documenten die gisteren zijn aangemaakt worden getoond.
Laatste dagen: 7 - Alleen documenten die aangemaakt zijn in de laatste 7 dagen worden getoond.
Laatste dagen: 30 - Alleen documenten die aangemaakt zijn in de laatste 30 dagen worden getoond.
Laatste dagen: 90 - Alleen documenten die aangemaakt zijn in de laatste 90 dagen worden getoond.
Laatste dagen: 365 - Alleen documenten die aangemaakt zijn in de laatste 365 dagen worden getoond.
U kunt documenten verwijderen, archiveren, herstellen of op de status Concept zetten door het document aan te vinken. Om alle documenten in een keer te selecteren, kunt u op het bovenstaande icoon klikken. Door nogmaals hierop te klikken kunt u alle documenten weer deselecteren.
Gewijzigd
In deze kolom worden de data getoond waarop de documenten het laatst zijn gewijzigd.
ID
In deze kolom wordt de documentnummers getoond.
Type
In deze kolom worden de documenttypes getoond.
Onderwerp
In deze kolom worden de onderwerpen getoond.
Aanmaker
In deze kolom worden de aanmakers getoond.
Status
In deze kolom worden de statussen getoond.
Gerelateerd document